Плюсы и минусы электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Преимущества электронного документооборота
Что смогут компании с системой ЭДО?
Ускорить бизнес-процессы
ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате.

Обмениваться электронными счетами-фактурами
Некоторыми документами можно обмениваться по электронной почте. Однако, согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором.

Обеспечить юридическую значимость документов
В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи.

diadoc
Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

Сделать документооборот прозрачным
При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

Сократить затраты
В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке.

Сделать документооборот безопасным
Контрагенты могут отправлять друг другу документы по имейл, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование.

diadoc
Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Упростить взаимодействие с госорганами
63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручной подписью. Такие документы можно представить в суды и госорганы. Например, налоговая принимает декларации и книги покупки и продаж, если они подписаны электронной подписью.

Освободить время сотрудников для более серьезных задач
В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, согласование и отправку документов. Так они могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться.

Хранить документы в электронном архиве
По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, занимающих меньше места. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах: выделять под них отдельное помещение не придется, а получить доступ можно из любой точки мира. В Диадоке срок хранения файлов не ограничен: пользователь сможет обратиться к ним, когда захочет.

diadoc
Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Снизить количество ошибок в документах
Перед тем, как пользователь подпишет документ, Диадок проверит:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС.

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту.

Есть ли недостатки у ЭДО?
Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно
После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы.

diadoc
Ответим на все вопросы, а после подключим компанию к ЭДО

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.
https://tigerlillies.ru/biznes/elektronnyy-dokumentooborot-osobennosti-i-preimuschestva/