О мастерстве ведения переговоров написаны книги, сняты фильмы, проводятся мастер-классы и даже защищаются научные диссертации. В основном все техники и советы работают как для традиционных живых переговоров, так и для дистанционных. Однако цель сегодня — рассказать не о том, что и с какой интонацией говорить или показывать собеседникам, а о том, как грамотно использовать современные бизнес-инструменты из набора Битрикс24, чтобы исключить возможные трудности виртуальных переговоров и укрепить собственные позиции, а также вы можете купить 1С-Битрикс для организации эффективного отдела продаж.
«Переговоры? Какие переговоры?»
Худшими переговорами следует считать не проваленные вами, а те, которые вообще не состоялись по разным причинам. И чаще всего таких причин всего две: «не знал» и «забыл». Для ведения виртуальных переговоров необходимо дополнительное оборудование и, желательно, какое-нибудь укромное место, где вас лично или вашу команду не будут беспокоить другие сотрудники. Соответственно, все это нужно учитывать, готовить и озвучивать заранее.
В Битрикс24 есть сразу несколько способов выбрать и согласовать дату, время, место и ресурсы будущих переговоров. Самое банальное — поставить задачу. Это уже будет гарантировать оповещение членов команды о предстоящем событии, его теме и цели, а также позволит распределить роли и настроить напоминания. Однако есть и более интересные способы.
Для переговоров правильнее будет создать событие в Битрикс24 прямо из прямой трансляции. Здесь вы можете представлять будущие встречи в более привычной для сотрудников форме: указать имя и место, установить временные рамки и установить напоминания. Каждое событие также будет сохранено в календаре.
Третий способ отлично подходит в тех случаях, когда в вашей компании царит коммунизм или бюрократия. Например: «Переговоры и встречи должны проходить только в конференц-зале», «Получите проектор для видеоконференцсвязи лично у администратора и верните ему по окончании мероприятия» и т.д. другие сотрудники. Битрикс24 обеспечивает резервирование ресурсов, когда вы можете зарезервировать место, время и оборудование для вашего мероприятия. На этапе бронирования вы сразу увидите активность других сотрудников; под этот процесс можно привлечь всех необходимых коллег. Резервирование ресурсов также связано с CRM, в частности с лидами и сделками. Таким образом, если запланированы переговоры с лидами, их данные можно привязать к бронированию для лучшего понимания будущего мероприятия.
Подготовка к переговорам
Хорошая подготовка к переговорам всегда важнее самих переговоров — это простая истина, которую не нужно объяснять. Только сейчас, кстати, воспользуюсь заданием в Битрикс24, чтобы ничего не забыть. Если вы готовитесь к переговорам самостоятельно, такая задача может состоять из простого чек-листа по сбору необходимых данных. Например:
- Узнайте, как переводится название их компании;
- Подготовить финансовый отчет для проверки;
- Погладить рубашку;
- Проверяйте котировку своих акций на бирже за час до начала переговоров.
Чем важнее переговоры и чем масштабнее предмет их обсуждения, тем на большее количество вопросов придется ответить не только вам, но и членам команды. В этом случае задача значительно расширится, в ней появятся соисполнители, которым вы что-то делегируете. Совсем недавно мы могли говорить о создании подзадач для отдельных исполнителей. Но в релизе Битрикс24.Бостон разработчики представили очень удобное обновление чек-листа. Теперь это не просто список, а функциональный элемент, позволяющий сделать каждый пункт аналогом подзадачи. Теперь не нужно плодить разветвленный куст подзадач: по каждому отдельному пункту чек-листа можно назначить своего ответственного, установить сроки, добавить подробное пояснение. Вы обязательно оцените преимущества обновленного контрольного списка, когда начнете им пользоваться. И следуя заданию будет очень сложно что-то упустить из виду во время подготовки.
Всегда под рукой
Во время переговоров точность и конкретика являются ключом к успеху. Официальная документация необходима не только для повышения авторитета вас и вашей компании, но и необходима для заключения договоров. Презентации, фотографии, визуализации будущего проекта – все это укрепляет ваши позиции, а иногда – это действительно может быть «козырь в рукаве», который вы разыгрываете в самый подходящий момент.
И всегда дико неприятно, когда нужного файла нет под рукой. Ты точно знаешь, что он есть, что он красивый… но где он? Совсем нехорошо, когда во время переговоров начинаешь трясти файловую систему компьютера или искать нужную ссылку, чтобы поделиться материалом с собеседником, который в это время либо с кем-то еще разговаривает, либо, что еще хуже, ждет.
Облачное хранилище в этом случае очень кстати: во-первых, вы можете собрать все необходимое в одном месте и получить доступ из любой точки мира, а во-вторых, вы можете быстро поделиться доступом. Однако любое облако — это сторонняя программа, от которой вы будете зависеть. Политика Битрикс24 заключается в снижении зависимости своих пользователей от необходимых для бизнеса сторонних программ: коммуникационных, аналитических, офисных и т. д. Для хранения, просмотра и редактирования файлов различного типа существует Битрикс24.Диск, который без дополнительных программное обеспечение, позволяющее работать с более чем 40 форматами файлов. Таким образом, опираясь на Битрикс24 в переговорах, вам выгодно загрузить все необходимое на Диск и настроить права доступа. Как и в случае с другими сервисами, для обмена требуется всего несколько кликов.
Отличный вариант — создать временную ссылку публичного доступа. Битрикс24 может генерировать специальные ссылки для своих или сторонних пользователей, которые будут работать только указанное вами количество времени. Это обеспечивает дополнительную конфиденциальность.
Пригласить к вам
Теперь давайте подумаем, как мы общаемся с собеседниками. Может быть, заказать чат, арендовать площадку для виртуальных конференций или предложить позвонить по скайпу по старинке? В наше время есть много вариантов. Однако с использованием Битрикс24 возможны очень эффективные ходы.
Внутренний чат, созданный как раз для решения проблемы общения, является неотъемлемой частью блока «Офис». Сегодня это уже не просто мессенджер, а самодостаточный и популярный инструмент, позволяющий пользователю не думать о том, какие средства связи использовать для общения с коллегами. Чат доступен во всех версиях Битрикс24 — на странице Портала в браузере, в десктопных и мобильных приложениях с одинаковым функционалом. Помимо текстовых сообщений, здесь можно отправлять голосовые сообщения, передавать файлы и, самое главное, совершать видеозвонки до 10 участников одновременно.
Конечно, таким типом связи сейчас никого не удивишь. Но в этой ситуации можно взглянуть шире и использовать функцию чата в сочетании с другими инструментами Битрикс24 для повышения вовлеченности собеседника в переговорный процесс.
Комбинируя описанные выше простые методы, мы можем создать идеальные условия для переговоров по нашим правилам. Для этого мы создаем в своем Битрикс24 проект экстранет (внешний), где и ведем всю подготовку к переговорам. Сюда приглашаем всех необходимых сотрудников, ставим задачи. Новый проект автоматически сопровождается одноименным чатом для общения и выделяется место на диске. С помощью этого проекта мы создаем событие или формируем расписание. И, наконец, в нужный момент мы приглашаем сюда внешних пользователей — наших будущих собеседников. Поскольку это внешний проект, для этого вам нужен только адрес электронной почты. Приглашенным людям не нужно регистрировать свой Битрикс24 или вообще делать что-то дополнительно: они попадают на ваш Портал по ссылке и используют все, к чему вы им даете доступ. Большим плюсом является то, что пользователи экстранета не влияют на лимит участников портала и не считаются вашими сотрудниками. Но им не обязательно об этом знать. Ведь вы делаете хороший шаг на пути к долгому и плодотворному партнерству, приглашая собеседников внутрь собственной компании.
Принимать меры!
Таким образом, переговоры с помощью Битрикс24 защищают вас от многих негативных факторов, которые могут возникнуть в техническом и организационном аспектах. Конечно, один Битрикс24 не выиграет для вас переговоры, но с таким надежным и удобным набором инструментов шансы действительно увеличиваются в разы. Кроме того, организуя со своей стороны виртуальные переговоры и предоставляя собеседнику комфортные условия и широкий выбор сопутствующей информации, вы вызываете к собеседнику гораздо больше доверия и уважения. Поэтому не бойтесь брать инициативу в свои руки и с Битрикс24 у вас обязательно все получится! Помните — худшие переговоры — это те, которых вообще не было.